¿Cómo gestionar mejor mi tiempo?
La gran pregunta de todos los tiempos es ¿Cómo gestiono mi tiempo? Muchas veces he escuchado a profesores en preparatorias o universidad que piden a sus alumnos que se organicen mejor para cumplir con sus tareas.
La cultura del tiempo en latinoamérica
Lo cierto es que por cultura el Latinoamericano en general tiene por costumbre ser incumplido o darse el permiso social de llegarte o incumplir con las entregas y no pasa nada. Es una forma de vivir muy despreocupada.
En la gestión de tiempo en las empresas en un 90% de las empresas no cuentan con un control de tareas, es verdad que cuentan con procesos y protocolos establecidos, pero rara vez se puede establecer una mejora continua dado que no se mide el tiempo de las tareas o actividades. Esto por que por cultura esta permitido.
Con esto no se esta criticando a los Latinoamericanos (Yo como Mexicano veo esa cultura) al contrario ese defecto es una gran ventaja, ya que latinoamérica es un lugar que vive sin el estrés que existe en otros países. Además el Latinoamericano para cumplir con fechas hace uso de su ingenio para resolver de forma creativa cualquier situación o problema, ese ingenio realmente es una habilidad muy envidiada en países como Alemania y Japón. Desde mi punto de vista en Latinoamérica están los verdaderos genios que con pocos recursos pueden lograr los mismos resultados e incluso superarlos y al terminar con una sonrisa y una buena cerveza.
El problema viene cuando quiere cumplir con objetivos o necesitas la disciplina para crear o mantener un negocio, proyecto o trabajo con extranjeros.
En el libro de Stephen Richards Covey, los 7 hábitos de las Gente altamente efectiva, nos muestra una forma de 1ro ordenar las tareas en un cuadro para primero dar un orden e identificar su nivel de atención.
¿Cómo funciona esta herramienta de gestión del tiempo?
La base de la matriz es un cuadrante con dos ejes: el importante-no importante y el urgente-no urgente. De este modo, se obtienen cuatro secciones:
- Importante y urgente. En este apartado se incluyen todas aquellas actividades que tienen alta relevancia para el trabajador y, además, no pueden ser pospuestas por más tiempo, como atender crisis o problemas apremiantes o llevar a cabo tareas cuyo plazo vence. Se trataría, por ejemplo, de solucionar un fallo técnico en la cadena de producción que ha paralizado la actividad de la empresa.
- Importante, pero no urgente. Abarca aquellas tareas que, aunque son relevantes, no requieren de una atención inmediata.
- No importante pero urgente. En este punto de la matriz señalaremos aquellas misiones que tienen que ser ejecutadas con premura pero cuya realización u omisión no va a afectar sensiblemente a la marcha de la compañía. Se trata, en general, de llamadas de última hora, pedidos, correos entrantes, interrupciones o tareas que no nos corresponden, por ejemplo.
- No importante, no urgente. Aquí se englobarían todas aquellas actividades que realizamos por inercia, pues no son necesarias ni apremiantes. Por ejemplo, una reunión sin objetivo concreto, sino simplemente porque así se fijó.
Un ejemplo gráfico de la tabla de gestión de tiempo de Stephen Covey
Un ejemplo de como llenar la matriz de gestión de tiempo
